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INFORMATION RGPD

Règlement Général européen sur la Protection des Données

Depuis le 25 Mai 2018, le nouveau Règlement Général européen sur la Protection des Données (RGPD) impose une plus grande transparence dans le traitement des données personnelles que nous collectons notamment lors des inscriptions (droit d’information art. 13 et 14 du règlement). Ce document vous informe de l’utilisation de vos informations personnelles, de la durée de conservation de celles-ci, des moyens mis en œuvre pour protéger vos données, de vos droits et de la démarche pour les faire valoir. Votre consentement pour le traitement de vos informations personnelles vous sera explicitement demandé lors de votre inscription, il est donc important que vous preniez connaissance de ce document avant de vous inscrire aux activités de l’association Atelier Pastels et Palettes.

Finalités de la collecte de vos informations personnelles

Les données collectées lors des inscriptions (nom, prénom, sexe, date de naissance, adresse, téléphone, email, accord parental pour les mineurs autorisant à quitter un cours seul, droit à l’image, cours pratiqué(s), mode de règlement) sont destinées à permettre différents traitements énumérés ci-dessous :

  • listes nominatives (format papier, non numérique) des membres des groupes plus ou moins détaillées ,

  • documents comptables,

  • envoi de courriers électroniques par le pôle inscriptions (confirmation des inscriptions, attestation d’inscriptions, certificat médical, informations relatives à la vie de l’association : manifestations, assemblée générale, …).

Les informations nominatives ne sont pas transmises à des tiers 

Durée de conservation des données collectées lors des inscriptions

Les données collectées sont conservées pendant la saison (septembre à août) et détruites à l’issue de celle-ci si l’adhérent ne renouvelle pas son adhésion. En cas de renouvellement de son adhésion, une nouvelle demande de consentement pour le traitement de ses données personnelles lui sera demandée chaque saison lors des inscriptions et ses droits lui seront rappelés (cités ci-dessous).

Sécurisation des données collectées

Les données collectées sont conservées dans une base de données sécurisée protégée par un mot de passe complexe sur un espace unique de travail sécurisé également (accès par mot de passe, pare-feu, antivirus, dernières mises à jour de sécurité du système d’exploitation, …). L’accès à la base de données est exclusivement réservé au pôle inscriptions afin de garantir la confidentialité des données collectées et d’éviter tout risque de diffusion publique des informations.

Droits et obligations

Le RGPD précise les droits de chaque personne concernée par le traitement de ses données personnelles ainsi que les obligations de l’association envers ses membres.

Ainsi chaque personne de l’association dont les données sont traitées dispose des droits suivants :

  • Droit d’information (Articles 13 et 14) : lorsque les données sont collectées, plusieurs informations doivent lui être communiquées. Il s’agit notamment des finalités du traitement (détaillées ci-dessus) ou des encore droits dont elle dispose (cités ci-après).

  • Droit d’accès (Article 15) : la personne concernée a le droit d’obtenir du responsable du traitement la confirmation que ses données personnelles sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, elle a le droit d’obtenir l’accès auxdites données ainsi qu’à un certain nombre d’informations complémentaires prévues dans l’article 15. Ce droit comprend également celui d’obtenir une copie des données qui font l’objet d’un traitement.

  • Droit de rectification (Article 16) : La personne concernée a le droit de demander que ses données soient rectifiées ou complétées, et ce dans les meilleurs délais.

  • Droit à l’effacement (Article 17) : La personne concernée a le droit de de demander, dans les meilleurs délais, l’effacement de ses données, lorsqu’elle a retiré son consentement au traitement, lorsqu’elle s’y oppose, lorsque les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités du traitement, lorsqu’elles ont fait l’objet d’un traitement illicite, ou lorsqu’elles doivent être effacées en vertu d’une obligation légale, sauf dans certains cas.  Si les données de la personne concernée ont été transmises à d’autres entités, le mécanisme du « droit à l’oubli » s’enclenche : le responsable de traitement devra prendre toutes les mesures raisonnables pour informer les autres entités que la personne concernée a demandé l’effacement de tout lien vers ses données personnelles, ou de toute copie ou reproduction de celles-ci.

  • Droit à la limitation du traitement (Article 18) : La personne concernée a le droit, dans certains cas prévus par la loi, d’obtenir du responsable du traitement la limitation de ses données. Lorsqu’une telle limitation est demandée, le responsable de traitement ne pourra plus que stocker les données. Aucune autre opération ne pourra, en principe, avoir lieu sur ces données personnelles.

  • Obligation de notification du responsable (Article 19) : Cet article met en place une obligation de notification à charge du responsable de traitement qui l’oblige à communiquer à chaque destinataire des données toute rectification, effacement ou limitation du traitement.

  • Droit à la portabilité (Article 20) : La personne concernée a le droit de récupérer les données qu’elle a fournies au responsable de traitement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et a le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement, par exemple pour pouvoir changer de fournisseur de service. Ce droit ne peut être utilisé que si le traitement des données est basé sur le consentement de la personne concernée ou sur un contrat.

  • Droit d’opposition (Article 21) : La personne concernée a le droit de s’opposer à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un traitement des données à caractère personnel la concernant fondé sur l’intérêt public ou l’intérêt légitime du responsable de traitement, y compris le profilage basé sur ces dispositions. La personne concernée a également le droit de s’opposer à ce que ses données soient traitées à des fins de marketing direct.

  • Droit de ne pas être soumis à une décision individuelle automatisée (Article 22) : La personne concernée a le droit de ne pas être soumise à une décision résultant exclusivement d’un traitement automatisé produisant des effets juridiques la concernant ou l’affectant de manière significative de façon similaire. Le profilage y est expressément inclus.

  • Droit à la communication d’une violation de données à caractère personnel (Article 34). Le responsable de traitement est obligé de notifier à la personne concernée les violations de données susceptibles de l’exposer à un risque élevé à ses droits et libertés.

Faire valoir ses droits

Toute demande permettant d’exercer vos droits cités précédemment, concernant le traitement des données collectées lors des inscriptions, est à adresser au pôle inscriptions de l’association par courrier électronique contact@atelierpastelsetpalettes.com

Chaque demande sera suivie d’une réponse personnalisée pour répondre à la demande formulée conformément à l’article 19 (Obligation de notification du responsable).

Consentement de l’enregistrement de vos données personnelles

Chaque adhérent doit explicitement donner son consentement à l’enregistrement et au traitement de ses données personnelles en cochant la case prévue à cet effet sur sa fiche d’inscription. La date indiquée et la signature seront la preuve juridique de son accord. Pour les personnes mineures, c’est le responsable légal qui délivrera cet accord.

En cas de refus, chaque adhérent refuse notamment toute information par mail de la part de l'association (attestation d'inscription, informations sur les événements de l'année (expositions, stages, soirées, ...), report de cours, pré-inscriptions, ...).

Pour plus d’informations, lien officiel sur le RGPD : https://www.cnil.fr/comprendre-le-rgpd

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